ویپ و آموزش ساخت IVR در ایزابل

ویپ به تلفن تحت شبکه­ای می­گویند که صدا را بر روی شبکه منتقل می­کند. ایزابل یک نوع نرم افزار برای تلفن­های تحت شبکه است. این نرم افزار نسبت به سایر نرم افزارهای ویپ دارای قابلیت­های بسیار زیادی است. در این مطلب می­خواهیم، اصلی­ترین قابلیت­ سیستم تلفنی ایزابل را معرفی نماییم.

امروزه اکثر شرکت­ها دارای سیستم IVR یا همان منشی تلفنی هستند. در واقع زمانی که شما با شرکتی که از تلفن­های ویپ استفاده می­کنند، تماس برقرار کنید، خواهید دید که همان اول، سیستم به کاربر خوش آمد گویی می­گوید و سپس کاربر را برای برقراری تماس با قسمت­های مختلف راهنمایی می­کند تا کاربر تنها با فشردن یک کلید به بخش مورد نظر متصل شود. به این قابلیت سیستم­های تلفنی تحت شبکه، IVR  و یا منشی تلفنی می­گویند.

در واقع معنا و مفهوم IVR ( Interactive voice response) پاسخ تعاملی صوتی است و وظیفه آن توزیع مکالمات است. یکی از مهمترین مزایای منشی تلفنی این است که وظایف اپراتور را برای پاسخ به مشتری حداقل می­نماید و تماس­های تلفنی به درستی و به صورت خودکار به بخش مورد نظر کاربر انتقال می­یابد.

چه تعداد IVR در سیستم تلفنی ایزابل وجود دارد؟

شایان ذکر است، سیستم تلفنی ایزابل، یک نوع سیستم تلفنی متن باز است که نسبت به سایر سیستم­­های تلفنی تحت شبکه(ویپ) می­توان بدون هیچ گونه محدودیتی بر روی آن به تعداد دلخواه IVR را به صورت چند مرحله­ای تعریف نمود.

چگونه یک IVR جدید در سیستم تلفنی ایزابل تعریف نماییم؟

در تنظیمات ویپ، گام اول برای تعریف IVR ایزابل این است که از قسمت سمت راست PBX را انتخاب کنید و سپس گزینه PBX Configuration و در منو جدید باز شده گزینه IVR انتخاب شود. اکنون می­توان از منوی سمت راست گزینه Add IVR را انتخاب کنید.

نحوه تنظیم یک IVR ایزابل

در ادامه تمامی بخش­هایی مورد نیاز برای معرفی یک IVR ایزابل را بیان نموده­ایم:

• Name: در این فیلد لازم است برای IVR ایزابل یک نام وارد نمایید. پر نمودن این فیلد ضروری است.
• IVR Description: در صورت تمایل می­توانید برای این بخش از IVR ایزابل توضیحاتی را وارد نمایید.
• Announcement : در این قسمت می توانید برای منشی تلفنی (ویپ) خود از لیست موجود یک صدا را انتخاب نمایید. در واقع این صدا، همان صدایی است که با ورود به IVR ایزابل پخش خواهد شد.
  لازم به ذکر است بیان شود، می­توانید صدا مورد نظر خود را ضبط نمایید و به این لیست اضافه کنید و صدا ضبط شده را برای این بخش انتخاب کنید.
• Direct Dial : اگر می­خواهید این امکان را در اختیار کاربر قرار دهید، زمانی که IVR پخش می شود، بتواند داخلی مورد نظر خود را شماره گیری کند، کافیست در این قسمت گزینه Extention را انتخاب نمایید. در غیر اینصورت امکان شماره گیری داخلی توسط کاربر غیر ممکن است.
• Timeout: در این قسمت می­توانید زمانی را بر حسب ثانیه انتخاب نمایید تا به کاربر اجازه دهید، یکی از گزینه­ها را برای برقرای تماس با داخلی مورد نظر انتخاب نماید.
• Invalid Retries: این قسمت نشان دهنده تعداد دفعاتی است که اگر کاربر به اشتباه گزینه­ای را انتخاب کرد می­توان کاری انجام داد.
• Invalid Retry Recording : با استفاده از این قسمت تنظیمات  IVR می­توانید از میان لیست صدایی که موجود است یکی از آن­ها را انتخاب نمایید تا در زمان انتخاب اشتباه کاربر صدای  که در این قسمت انتخاب نموده اید، برای او پخش شود.
  اگر در این بخش از تنظیمات هیچ گونه صدایی را انتخاب نکنید، سیستم تلفنی ایزابل به صورت پیش فرض صدایی را برای کاربر پخش می­کند. صدا پیش فرض ایزابل به زبان انگلیسی است.

ویپ و تنیمات آن

• Append Announcement on Invalid: با انتخاب تیک این گزینه پس از پخش شدن صدای Invalid Retry Recording، صدای اصلی IVR پخش می­شود.
• Return on Recording : زمانی که تیک این گزینه را انتخاب نمایید، اگر IVR مورد نظر بوسیله یک IVR دیگر صدا شده باشد، ویپ ایزابل به IVR اصلی باز می­گردد.
• Invalid Recording: در این بخش نیز این امکان برای شما وجود دارد که یک صدای ضبط شده­ی دیگر انتخاب نمایید. انتخاب این صدا به این منظور است که اگر کاربری گزینه نادرست را انتخاب نماید، و تعداد دفعات Invalid Retries به اتمام رسیده باشد صدای انتخاب شما پخش خواهد شد.
• Invalid Destination: : اگر کاربر به تعداد مشخص شده در Invalid Retries گزینه نادرست انتخاب نماید، تماس کاربر به این مقصد منتقل می­شود.

توجه داشته باشید، تمامی مواردی که در فوق بیان شده است، برای حالت time out  نیز کاربرد دارد.

• Return to IVR after VM : اگر می­خواهید پس از دریافت voice mail سیستم منشی تلفنی کاربر را به IVR انتقال دهد، کافیست تیک این گزینه را فعال نمایید. لازم به ذکر است در صورتی که voice mail در سیستم فعال باشد، این فرایند رخ می­دهد.
• IVR Entries : در این قسمت می توانید برای کلیدهای IVR یک مقصد تعیین نمایید. توجه داشته باشید، EXT ها را می توانید تا اعداد چند رقمی نیز انتخاب نمایید، هیچ گونه محدودیتی در تعداد ان وجود ندارد.

فراموش نکنید که IVR را باید Sumbit نمایید.

برای امتحان نمودن درستی عملیات بیان شده، کافیست IVR  را تحت عنوان مقصد مسیر ورودی انتخاب نمایید تا در صورت برقراری تماس به IVR انتقال داده شوند.